Paso 5: Comience a organizar el evento
(Foto por Matt Biddulph)
Ser organizado! Rápidamente encontrará que el evento tiene un poco de organización. Se recomienda crear un wiki privado con PBworks para organizar la información para usted y cualquier co-organizadores. Grabar cosas como notas de reuniones, patrocinadores potenciales, posibles lugares, listas de tareas, diversas ideas, logística, estimaciones de costos, responsabilidades del organizador, programa del evento, juzgar estructura, plantillas para enviar a los asistentes, etc. por correo electrónico.
Establecer una fecha. Se recomienda fijar una fecha al menos 3 meses de anticipación para permitir la planificación, adquisición de patrocinadores y promoción.
Estimar todos los costos. Ciencia Hack Day es un evento gratuito para asistir y proporciona 5 gratuita comidas, aperitivos y refrescos para todos los asistentes para que cada uno puede centrarse en hacking (lecciones de SHD Londres: menos cerveza, más jugo y cafeína, menos comida chatarra, más frutas). Proveer suficiente comida, aperitivos y refrescos para todos en todos horas tendrá la mayoría de los costos. Ciencia Hack día SF 2010 organizado ~ 100 personas con el costo total del evento de $3800 USD; Ciencia Hack día Londres acogió ~ 100 personas con el costo total del evento de $6500 USD. Ciencia Hack día SF 2011 había organizado ~ 200 personas con el costo total del evento $11.000 USD. Averiguar cual es el costo mínimo del evento es mediante la estimación de las necesidades. También averiguar lo que sería su presupuesto "bueno tener" Si eres capaz de obtener suficiente patrocinio para cubrir extras, como bolsas, pegatinas, premios, etc..
Crear una sección de la página web y wiki. Crear tu propio sitio web o póngase en contacto con ariel acerca de tener un blog de Wordpress instalado para que http://sciencehackday.com/yourcity/ y conseguir acceso a usar la cuenta de Twitter. Comienza a publicar antes del evento! Personas en el estado de la planificación de actualización, crear una llamada para patrocinadores, señalar cosas interesantes que podrían utilizar o inspiran a la gente para su ciencia Day.Create hackear una sección sobre http://sciencehackday.pbworks.com para tu ciudad - usted probablemente querrá tener páginas donde la gente se anima a lista y solicitar ideas previos al evento. Una vez que ha establecido una fecha para el evento, póngase en contacto con ariel para figurar en la portada de http://sciencehackday.com.
Encontrar a patrocinadores. Crear un folleto de patrocinio basado en su presupuesto (por ejemplo, 3 niveles de patrocinador podrían ser $500, $2000 y $5000, vea el folleto de patrocinio de ejemplo). Promover públicamente que está buscando patrocinadores y llegar activamente a varias organizaciones.
Método de registro de asistente de configuración. Decidir cuál es su límite de inscripción de asistentes antes que tenga que agregar gente a una lista de espera. Es normal esperar tasa de deserción de ~ 25% del número total de personas que se inscriban, por lo que puede establecer su inscripción límite ligeramente superior a su aforo. Decida cuándo desea abrir registro (tiempo recomendado: ~ 6 semanas antes del evento). Se recomienda utilizar Eventbrite para que tengas una lista pública fácilmente organizada de todos los asistentes confirmados (y tal vez sus cuentas de Twitter) para que puedan encontrar entre sí fácilmente.
Contratar a un panel de jueces y crear categorías de competición. Crear unas categorías de competición para las personas a interesarse en (ejemplos: mejor uso de los datos, mejor diseño, premio, mejor hack hardware, etc..)
Horario y charlas relámpago. Aquí está un ejemplo ciencia Hack horario. Se recomienda que usted mantenga charlas introductorias a un mínimo. En la charla introductoria, mencionar sus motivaciones para la organización y lo que es el espíritu general de la ciencia Hack Day, cuentan los asistentes que no se preocupen si no encuentran un equipo en el primer par de horas (gran parte del evento es sobre las escuchas y preguntando a la gente qué está trabajando), limpieza (lugares de baño, wifi, pasar la noche), el acontecimiento programar y gracias a patrocinadores. Charlas relámpago (charlas de 15 minutos) deben ocurrir idealmente en habitaciones separadas para que las personas puedan comenzar hacking lo antes posible si quería. Charlas relámpago deben se relacionan directamente con el evento: alguien que presenta un conjunto de datos que puede ser utilizado, un lenguaje de programación que puede ayudar, una idea de hack que podría reclutar más gente para trabajar en él, etc..
Demos y juzgar. Al final del evento, hacks todos deben presentarse muy rápidamente (~ 120 segundos, dependiendo del número de asistentes) - Asegúrese de planificar tiempo (por ejemplo, si hay 30 hacks a 120 segundos cada una, las presentaciones duran * al menos * hora no incluyendo a tientas o a dificultades técnicas. Ser pensativo acerca de cuánto cada uno esté dispuesto a quedarse quieto. El tiempo corto a menudo hace la diversión de presentaciones - especialmente si la cuenta regresiva se proyecta en una pared para que todos puedan ver. Construir en el tiempo para el panel de jueces para decidir que equipos ganan las categorías de competición y para los asistentes a enviar su voto por el "Premio elección popular".
