Paso 4: Analizar los restantes documentos, crear una política de Backup, destruir según corresponda
Con cada papel necesita hacer un juicio sobre si el original es importante. Esta es una decisión personal que puede tener consecuencias legales. Quizás desee mantener un análisis de seis meses factura, pero la copia impresa no ofrece ningún valor. Por otra parte un documento de hipoteca puede uno donde es importante mantener el original.
Para facturas, considere la copia electrónica sea accesible a usted en línea a través del proveedor. Mayoría de Estados de cuenta bancarios y facturas de servicios públicos están disponibles. Es prudente descargar electrónicamente copias de éstos si se va a destruir el original y sienta la necesidad de poner las manos sobre ellos rápidamente como muchas empresas que tienen acceso a los registros en línea de limitada veces - quizás un año o dos. ". Ya que es tedioso descargar estas declaraciones, hacer un año a la vez (en lotes) y marque su calendario para la próxima vez descargar. Con el tiempo estas empresas mantienen en línea cada vez más por lo que probablemente se reducirá la necesidad de guardar una copia en el tiempo.
Si usted ha decidido explorarlos a ti mismo, probablemente querrá una alimentación de documentos automática, doble cara escáner. La vida es demasiado corta para análisis manual.
La serie de scansnap es pequeño y robusto.
Decidir cuál de los documentos que desea analizar y hacer su camino a través de ellos. Tenga en cuenta que el Scansnap automáticamente no resuelve sus problemas de indexación y búsquedas, que es un instructivo para otro día... (Actualizaré éste a un enlace a ese proceso cuando escribo!)
Una vez escaneado, usted puede opcionalmente desmenuzar/destruir los documentos si está seguro que el original no tiene ningún valor inherente.
Es fundamental organizar una copia de seguridad periódica de estos documentos escaneados y guardar en un lugar seguro como el Glaciar de servicios Web Amazon! Lo mejor es fuera de las instalaciones en un medio seguro (encriptado).
Tramo final! Mientras que la reducción puede no ser tan espectacular como los dos pasos anteriores, usted está a punto de la mínima cantidad de papel que puede tener su hogar!
